Araç değer kaybı dosyasında, kazanın ve onarımın doğru belgelenmesi hesaplamanın temelini oluşturur.

Temel kaza belgeleri

• Kaza tespit tutanağı veya kolluk evrakı
• Kusur değerlendirmesine ilişkin mevcut kayıtlar
• Kaza yeri ve araç hasar fotoğrafları
• Taraf araçların ruhsat ve poliçe bilgileri

Hasar ve onarım kayıtları

Ekspertiz raporu, hasar dosyası, parça ve işçilik faturaları, servis kabul/teslim belgeleri ile onarım sonrası fotoğraflar birlikte saklanmalıdır. Aynı bölgede daha önce hasar bulunup bulunmadığı da değerlendirmeyi etkileyebilir.

Araç ve piyasa bilgileri

Marka-model, üretim yılı, kilometre, kullanım biçimi ve kaza tarihindeki piyasa koşulları önemlidir. İnternet ilanları tek başına kesin değer oluşturmaz; emsal seçiminde teknik ve tarihsel uyum aranır.

Sigorta başvurusu

İlgili sigorta kuruluşuna sunulan talep, ekler ve kuruluşun cevabı saklanmalıdır. Sigorta Tahkim Komisyonu yolu düşünülüyorsa kuruluşun üyeliği ve ön başvuru koşulu güncel resmî kaynaklardan kontrol edilmelidir.